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Gestión de Reuniones: un perfil complejo con un liderazgo invisible
La organización de eventos incluye iniciativas de naturaleza muy diversa que requieren metodologías específicas para su desarrollo: event marketing, presentaciones de producto, face to face meetings, congresos científicos, exposiciones comerciales, espectáculos, wedding planner y otros encuentros.
Es habitual que esta actividad, escasamente conocida en el fondo, genere opiniones sobre lo apasionante que resulta. Sin duda lo es, pero siempre que esta sensación se asocie al éxito en el manejo del estrés o a la tensión que se produce, por ejemplo, en las finales de competiciones deportivas.
Lo cierto es que vamos a poner el foco en un tipo de proyectos cuya finalidad, exigente y con final incierto, refleja la motivación del promotor que impulsa la convocatoria: reunir en una sesión exclusiva a su núcleo de interés objetivo para aumentar el valor reputacional.
En una primera fase, de escucha activa, es necesario interpretar dichas expectativas, ya que la principal función de un gestor de reuniones consistirá en la aportación de valor en cuanto a creatividad, contenido general, mensaje, planificación, panelistas, perfil de asistentes y plan de comunicación que garantice el retorno de la inversión del cliente.
El periodo en que se desarrolla el trabajo de ejecución resulta habitualmente más estrecho de lo previsto, debido a que la toma de decisión de agentes clave en cuanto a la viabilidad del proyecto se va retrasando ad infinitum. Me refiero a patrocinios, autoridades, dirigentes y entidades colaboradoras de cuya decidida participación va a depender una valoración de excelencia sobre los resultados de gestión.
Así pues, un formato tan selectivo viene a ser una acción de comunicación estratégica que va a exigir la coordinación de un proceso artesanal caracterizado por la gestión de crisis, un gran conocimiento del mundo empresarial y experiencia en el trato con las administraciones públicas.
Desde el punto de vista de las soft skills, la coordinación de equipos multidisciplinares, adaptación al cambio y resolución inmediata de problemas son habilidades imprescindibles en esta profesión.
Tengamos en cuenta que la calidad de nuestro desempeño se apoya en la generación de confianza entre los agentes que intervienen en una convocatoria diseñada para proyectar la reputación de la entidad que lidera la idea y asume por ello un riesgo muy notable en cuanto a sus intangibles estratégicos.
En conclusión, este factor es clave a la ahora de asimilar la importancia de la gestión de reuniones, ya que, ateniéndonos a los indicadores de Brand Finance, más del 50% del valor de las organizaciones cotizadas en las bolsas mundiales es intangible.